Monet organisaatiot kuten työpaikat, järjestöt sekä taloyhtiöt ovat tottuneet viimeisen kahden vuoden aikana etäpalavereiden järjestämiseen. Alkuun muutos tuntui vieraalta ja väliaikaiselta, mutta monessa yhteisössä etäkokoukset on otettu hyvin vastaan ja jossain määrin etäpalavereita aiotaan jatkaa, vaikka terveydellisiä perusteita kontaktien välttämiseen ei enää olisikaan. 

Yksi selkeä syy, miksi etäpalavereita halutaan jatkossakin järjestää on tehokas kokoustaminen, kun asiat ovat selkeitä ja nopeasti käsiteltäviä. Osalla kokouskutsun saaneista saattaa olla tunninkin ajomatka kokouspaikalle, joten etäpalaverin avulla säästetään ajallisesti useampi tunti pelkästään matkustamisessa. On kuitenkin selvää, että monet kaipaavat jo niin sanottuja perinteisiä palavereita ja kasvokkain keskustelua, mutta osittain etäkokoukset ovat varmasti jäädäkseen täydentämään palaverien pitämistä.

 

Onnistunut etäkokous vaatii aktiivisen kokouksen vetäjän

Kokouksella tulee olla puheenjohtaja, joka vie asiakeskustelua eteenpäin ja varmistaa, että asiat tulee käsiteltyä esityslistan mukaisesti. Kokous voi olla myös epävirallisempi, mutta yleensä kokous etenee johdonmukaisesti, kun nimetty henkilö ohjaa keskustelua.

Etäkokouksessa puheenjohtajan rooli korostuu enemmän. Kun ihmiset ovat näyttöpäätteidensä ääressä ei keskustelu ole yhtä luontevaa kuin kasvotusten. Mitä suuremmasta ihmisryhmästä on kyse, sitä enemmän puheenvetäjää tarvitaan antamaan puheenvuoroja sekä viemään kokousta eteenpäin.

Usein etäkokousten kohdalla huomaa enemmän vetäytymistä eikä kukaan uskalla avata puheenvuoroa. Tämä voi johtaa hyvin suppeaan asian käsittelyyn eikä kaikkia mielipiteitä saada tarvittavalla tavalla esille. Toiset vaativat enemmän rohkaisua osallistumisessa etäkokoukseen. Ruudun ääressä puhuminen ei ole sama asia kuin kasvotusten. Näissäkin tilanteissa on hyvä, että puheenjohtaja esimerkiksi esittää kysymyksiä aiheesta, joihin toivotaan jokaisen etäkokoukseen osallistuvan mielipide.

Kokouksen alussa voi olla hyvä yhdessä päättää, että kamerat pidetään auki kokouksen ajan. Kameran käyttäminen usein parantaa kommunikointia, kun äänen lisäksi näemme toisen kasvot. Kommunikaation tulisi myös tunnetasolla motivoida ja tuoda hyvää energiaa ryhmään. Pelkän pallon katsominen tietokoneen ruudulla kokouksen ajan ei motivoi ketään hyvään vuorovaikutukseen.

 

Laitteet ja yhteys tulee olla kunnossa

Mikään ei ole sen ärsyttävämpää etäkokouksessa kuin pätkivä nettiyhteys ja huonolaatuinen kuvanlaatu.

Pari vuotta sitten, kun etätyöt ja -kokoukset alkoivat monessa organisaatiossa lähes samanaikaisesti, oli monella ongelmia uusien nopeasti haltuun otettavien käytäntöjen kanssa. Miten saada etäyhteys toimimaan? Miten kutsua oppilaat, työntekijät tai muut linjoille pyydettävät paikalle? Entä toimiiko mikki? Onko puhelinliittymäni sellainen, joka tukee etätyöskentelyä mahdollisimman sujuvasti?

Monet asiat olivat uusia ja kaikki tapahtui nopeasti. Nyt kuitenkin etäkokoukset ovat hyvässä hallussa ja monella ne ovat olleet arkipäivää jo pidemmän aikaa. Osa jopa vannoo ettei enää koskaan ole paluuta täysin entiseen, niin hyvin etäpalaverit on saatu eri organisaatioissa toimimaan. Eniten etäkokouksissa on ollut käytössä Google meet sekä Teams.

 

Etäpalaverit tehostavat työskentelyä

Suurin ero etäpalaverin ja tavallisen kokouksen välillä on, että osanottaja eivät ole fyysisesti samassa tilassa. Toisaalta tämä voi olla huono puoli, koska kasvotusten keskustelu on luontevampaa kuin kameran edessä ruudun kautta. Etäkokouksessa toisen tuntemusten tai kehonkielen havaitsemiselle ei jää juuri tilaa, vaan kokouksessa keskustellaan vain juuri listalla olevat asiat ja kokous päätetään siihen. Tämä toimii satunnaisessa käytössä hyvin ja etäpalaverin aikana pystytään käymään akuutimmat asiat läpi tehokkaasti, mutta pitkällä aikavälillä työyhteisöissä kaivataan myös tavallisia kokouksia.

 

Etäkokouksissa voi ottaa käyttöön uusia tapoja

Etäkokoukset antavat hyvät mahdollisuudet uusille käytännöille. Vastaavaa tilannetta ei ole koskaan aikaisemmin tässä laajuudessa ollut, eikä myöskään käytäntöjä etäkokoustamiselle ole luotu. Usein perinteisissä kokouksissa on tiukat normit ja säännöt, mutta etäkokoustamisessa organisaatiot voivat kehittää omia formaatteja, jotka sopivat parhaiten heille.

Luokaa etäkokoustamiseen hyvä ilmapiiri, jossa jokaisella on tilaa omaan mielipiteeseen. Määritelkää yhdessä säännöt tehokkaaseen yhteistyöhön verkkokokoustamiseen, jotta kaikilla on mukava olla kokouksessa. Ottakaa huomioon, että esimerkiksi toisen kotiympäristössä voi taustalla olla liikaa melua (lasten äänet, kodinkoneiden hurina yms.). Keskustelkaa avoimesti, millainen kokouksen tulisi olla, jotta työskentely etänä olisi mielekästä jokaiselle.